BAB 6 Variasi Dokumen Pengolah Kata

BAB 6

Variasi Dokumen Pengolah Kata

Tabel, grafik, gambar dan diagram adalah komponen pelengkap yang terkadang dibutuhkan pada saat pembuatan dokumen untuk memperjelas atau memberikan keterangan pada pembahasan yang kita buat.

A.Menyisipkan Tabel

1.Membuat Tabel Baru

Untuk menambah tabel ke dalam dokumen word langkah-langkahnya :

        a.   Klik tab Insert lalu klik ikon Table pada grup Tables,

        b.   Lalu sorot banyaknya kolom dan baris yang akan disisipkan,

        c.    Apabila kolom dan baris pada tabel yang disisipkan dalam jumlah banyak,maka setelah menekan ikon Table   dilanjutkan dengan menekan Insert Table yang akan menampilkan kotak dialog Insert Table,

         1)   Pada number of columns, tentukan banyak kolom yang akan disisipkan,

         2)  Pada number of rows, tentukan banyak baris yang akan disisipkan.

        d.  Tabel baru akan ditambahkan pada dokumen. Untuk menambahkan style pada table klik tab menu Design, kemudian klik style pada ribbon Table Style.

2.Menyisipkan Baris atau Kolom Baru

Apabila dalam tabel yang telah dibuat terdapat kekuranagn baris atau kolom, maka kita dapat menyisipkan kolom atau baris baru.

        a.   Sorot kolom/baris pada tabel  yang akan disisipkan dengan kolom atau baris baru,

        b.   Pada Table Tools,klik tab Layout. Pada grup Rows & Columns kita dapat memilih pilihan berikut :

             1)   Insert Above : untuk menyisipkan baris baru di atas baris yang disorot,

            2)  Insert Below : untuk menyisipkan baris baru di bawah baris yang disorot,

            3)  Insert Left : untuk Mmnyisipkan tabel, baris, sel, dan kolom kiri,

            4)  Insert Right : untuk menyisipkan tabel, baris, sel, dan kolom kanan.

3.Menghapus Sel,Baris,Kolom atau Table

Apabila dalam tabel yang akan kita buat ada kelebihan sel,baris atau kolom,maka kita bisa menghapus sel,kolom,atau baris itu,juag bisa langsung menghapus seluruh tabel yang ada dengan cara :

        a.   Sorot kolom atau baris yang akan dibuang,

        b.   Pada Table Tools,klik tab Layout.Pada gtup Rows & Columns,klik perintah Delete dapat memilih pilihan berikut :

             1)   Delete Cells untuk menghapus sel yang ditempati insertion point.

            2)  Delete Columns untuk menghapus kolom yang tersorot.

            3)  Delete Rows untuk menghapus baris yang tersorot.

            4)  Delete Table untuk menghapus tabel yang tersorot.

3.Merubah Perataan Teks pada Setiap Sel

Teks yang kita masukkan ke dalam tabel dapat dirubah perataannya dengan menggunakan aligment pada tab Home,di grup paragraph namaun itu hanya untuk perataan horizontal saja.Kita juga dapat menggunakan perataan tersebut sekaligusmemposisikan teks berada di bagian atas sel,bagian tengah sel ataupun bagian bawah sel.Langkah-langkahnya :

        a.   Sorot beberapa sel yang akan dirubah perataan/posisinya,

        b.   Pada Table Tools di tab Layout dan grup Alligment,kita dapat memilih dengan menekan salah satu bentuk perataan atau posisi dengan keinginan kita.

Untuk mengatur orientasi/arah teks pada tabel langkah-langkahnya :

        a.   Sorot teks pada tabel yang akan dirubah orientasinya,

        b.   Pada Table Tools di tab Layout dan grup Alligment,kita dapat menekan perintah Text Direction dan lakukan beberapa kali sehingga arah teks sesuai dengan keinginan kita.

4.Menggabungkan Sel

Untuk menggabungkan beberapa sel menjadi satu,langkah-langkahnya :

           a.   Sorot beberapa sel yang akan digabung,

           b.   Klik perintah Merge Cells pada Table Tools,di tab Layout dan grup Merge.

5.Mengatur Lebar Baris atau Kolom

Untuk mengatur ukuran baris atau kolom,langkah-langkahnya :

          a.   Sorot baris atau kolom yang akan diubah ukurannya,

          b.   Klik tab Layout,pengaturan lebar baris dan kolom terdapat pada ribbon Cell Size.

B.Menyisipkan Grafik

Dalam membuat naskah kadang-kadang diperlukan grafik untuk menggambarkan kondisi tertentu,misalnya grafik hasil penjualan.Berikut ini akan dijelaskan langkah-langkah dalam menyisipkan grafik.

        a.   Klik Tab Insert,sehingga muncul ikon-ikon untuk pembuatan grafik,lali klik Chart,

        b.   Akan muncul Chart Type yang berisi tipe-tipe grafik.Pilih salah satu dengan klik.

        c.  Akan muncul tampilan grafik dan jendela Excel. Pada jendela Excel terdapat tabel yang berhubungan dengan table. Ubah komponen pada tabel tersebut,

        d.   Setelah selesai klik ikon pada Excel.Grafik pada dokumen Word telah berganti.

C.Menyisipkan Gambar

1.Menyisipkan ClipArt

ClipArt adalah gambar atau ilustrasi yang disediakan Microsoft Word.Gambar-gambar ini dapat ditambahkan dalam teks sehingga memperindah tampilan teks. Untuk menambahkan ClipArt, dapat melakukan langkah-langkah berikut :

        a.   Klik menu Insert kemudian klik ikon ClipArt. Sehingga muncul kotak dialog seperti gambar ClipArt,

        b.  Lakukan klik pada kotak Organize clips.Sesaat kemudian,akan muncul kotak dialog “Collection List”

        c. Pada kolom Collection List,kita dapat memilih sumber ClipArt yang dapat diambil.Khusus untuk mengambil ClipArt dalam Microsoft Office,lakukan klik ganda pada folder Office Collection. Sesaat kemudian akan muncul folder-folder pilihan yang memuat ClipArt. Lakukan klik pada salah satu folder,misalnya folder Buildings.Selanjutnya akan muncul pilihan gambar-gambar yang dapat diambil. 

2.Menyisipkan Gambar

Ilustrasi yang dapat ditambahkan ke dalam tidak terbatas hanya ClipArt, gambar referensi lain dapat pula ditambahkan. Untuk menambahkan gambar dalam teks, dapat melakukan langka-langkah berikut :

        a.  Letakkan kursor di bagian dokumen yang diinginkan. Klik menu Insert, kemudian pilih Picture.Lanjutkan dengan memilih From File.Selanjutnya akan muncul kotak dialog Insert Picture,

        b.   Caliah letak gambar yang diinginkan pada kotak Look in,

        c.    Klik nama file gambar tersebut,

        d.   Klik Insert sehingga gambar menyisip dalam dokumen.

D.Membuat Mail Merge

Fasilitas Mail Merge tentu sudah dikenal. Namun dengan berkembangnya Microsoft Word 2003 ke Microsoft Word 2007,  pengguna akan sedikit mengalami kesulitan.Pada Tutorial kali ini,kita akan membahas langkah-langkah sederhana menggunakan Mail Merge pada Microsoft Word 2007 :

        1.    Tuliskan kata ‘kepada’ dan ‘di’ pada lembar kerja MS Word 2007,

        2.   Pilih menu Mailing,

        3.   Pilih menu Start Mail Merge,

        4.   Pilih menu Step by Step Mail Merge Wizard,

        5. Di sebelah kanan akan muncul sub menu mail merge. Pilih letters untuk membuat tipe dokumen dalam surat.Setelah itu lanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah,

        6.  Pada step ke-2,pilihlah Use The Current Document untuk menggunakan dokumen yang sedang digunakan atau pada saat awal telah dibuat.Setelah itu dilanjutkan dengan menekan tombol next yang ada di bawah,

        7.  Pilih Type a new list membuat daftar atau data baru yang akan digunakan atau dimasukkan ke dalam surat.Lanjutkan dengan menekan menu Create,

        8.   Setelah muncul menu New Addres List, pilih sub menu Customize Addres List. Sub menu ini digunakan jika hendak mengganti judul data yang akan dimasukkan,

        9.   Pada sub menu tersebut telah terdapat daftar judul data.Untuk menghapusnya tekan menu Delete,

        10. Untuk memasukkan judul data yang baru sesuai kainginan,pilihlah menu Add. Isi kolom kosong yang tersedia dengan judul data yang dibutuhkan dengan menekan menu Insert.Tekan OK untuk mengakhiri,

     11. Setelah proses itu selesai, isilah judul data dengan data-data yang dibutuhkan dengan menekan menu new entry. Untuk mengakhiri tekan OK,

        12. Secara otomatis akan muncul menu Save.Simpanlah data yang tadi telah dibuat, misalnya di “My Document”. Beri nama file data tersebut, misalnya “latihan Mail Merge”. Setelah itu akan muncul menu data yang dimasukkan pilihlah OK,

        13. Namun jika menemukan ada data yang salah saat anda masukkan, maka klik nama file yang ada di kolom data source. Lalu pilih menu Edit,

        14. Jika sudah kembali ke lembar kerja MS Word,pilihlah menu Insert Merge Field,

        15. Masukkan judul data pada tempat yang sesuai. Misalnya nama dimasukkan setelah kata “kepada”.

        16. Untuk menampilkan hasilnya pilih toolbar Preview Result hasilnya,

        17. Untuk mencetak dokumen yang dibuat klik “Office button”.Kemudian pilih Print,

        18. Muncul kotak dialog Print. Pilih jenis printer pada kotak Name. Pada Page range pilih “All” untuk mencetak semua halaman, pilih Current page  untuk mencetak halaman yang ditampilkan, dan kotak Copies untuk jumlah salinan dokumen yang akan dicetak.